Line Ullmann er specialist i effektive arbejdsvaner. Gennem lineullmann.dk leverer hun kurser til virksomheder og organisationer i hele landet. 
Samtidig underviser hun på åbne kurser hos Teknologisk Institut. Til dagligt bor Line i Frederikssund.
Line Ullmann er specialist i effektive arbejdsvaner. Gennem lineullmann.dk leverer hun kurser til virksomheder og organisationer i hele landet. Samtidig underviser hun på åbne kurser hos Teknologisk Institut. Til dagligt bor Line i Frederikssund.
Foto: Camilla Hey
Del på Facebook
Del på Twitter
Udskriv
Send e-mail

Guide: Sådan får du tømt indbakken helt inden juleferien

Du kender det sikkert. Juleferien starter, men arbejdet rumsterer stadigvæk oppe i hovedet, og ferien bliver derfor ikke lige så afslappende, som den burde. En af grundene kan være, at du ikke er kommet ordenligt igennem alle dine mails.

Line Ullmann, der er specialist i effektive arbejdsvaner, giver her tre enkle råd til, hvordan du en gang for alle tager magten over indbakken.

1. Tøm indbakken helt

"Målet er at din mailbakke er tom, hver dag inden du går hjem. Ja, du læste rigtigt - helt tom! E-mails du har åbnet, hører ikke til i indbakken. Måske har du dem liggende i indbakken, for ikke at glemme dem, eller fordi du synes, det tager tid at rydde op. Men overvej lige engang, hvis du brugte det samme princip hjemme i køkkenet. Hvordan ville der se ud, hvis du lod alt køkkengrejet, brugt såvel som ubrugt ligge fremme? En ryddet indbakke er lige så saliggørende som et ryddet og rent køkkenbord. Hvis du lige nu (som en af mine kursister forleden) har 2500 læste, men usorterede e-mails i din indbakke, så start med at flytte dem alle sammen over i en mappe, du kalder 2013," lyder rådet fra Line Ullmann.

2. Opret mapper – less is more

"Opret de mapper, du har brug for. Du har brug for en mappe til de e-mails, der kræver lidt mere tid. Den kalder du ”Action”, ”Gør det”, ”I gang” eller noget i den stil. Derudover har du brug for et (meget!) begrænset antal mapper til arkivering. Gør det enkelt - eksempelvis som blot èn enkelt mappe, der hedder ”Gem”. Husk at du altid kan søge e-mails frem igen ved hjælp af søgefeltet. Husk også, at jo flere mapper du har, jo længere tid tager det at arkivere dine e-mails – og finde dem igen."

3. Få indbakken i bund – en gang for alle

"Nu arbejder du dig stille og roligt gennem indbakken og tager dig af de e-mails, du endnu ikke har håndteret. Sæt tid af, så du kan nå dem alle sammen igennem (de vil ikke nødvendigvis være besvaret alle sammen). Hvis der er f.eks. 50 mails og du beregner 1 min pr. stk. skal du altså beregne 50 min. fokuseret tid. Du vil sandsynligvis kunne gøre det hurtigere. Tag eventuelt tid første gang, så du får en fornemmelse af, hvor lang tid det tager. Stress ikke. Opgaven er ikke uoverkommelig, hvis du bruger denne enkle systematik. Når du læser din mail, så tager du stilling ud fra følgende kriterier:

1.Slet

2.Gem

3.Videresend

4.Besvar

5.Gør den til en opgave

Bemærk, at der ikke er en valgmulighed, der hedder ”Marker som ulæst”. At åbne og læse mails halvhjertet og derefter markere som "ulæst" fordi du ikke lige kan overskue det, er noget af det mest ineffektive tidsspilde, du kan påføre dig selv. Så gå koncentreret og effektivt til værks," siger Line.

Sådan gør du:

Slet: Brug denne valgmulighed så ofte som muligt, og husk at selv i papirkurven, kan tingene findes frem igen. Gem: Hvis du nu har fået den information du skulle, så gem den og gå straks videre. Hvis der eventuelt var en besked om noget du skal huske at gøre, så skriv det på to do listen.

Videresend: Send den straks videre til de relevante og slet eller gem så e-mailen.

Besvar: Hvis mailen er noget du hurtigt kan svare på, dvs. det vil tage dig mindre end 2 minutter at svare, så gør det straks og gem/slet så mailen. Hvis du har behov for at sikre at der bliver svaret på din mail, så gør samtidig et notat i din kalender om hvornår du skal følge op.

Gør den til en opgave: Hvis mailen tager mere end 2 minutter at læse og besvare, så er den en opgave. Sæt den på din to do liste og gem så mailen i den mappe, der hedder "Action" eller hvad du nu kalder den.

Se mere om underviser og rådgiver Line Ullmanns kurser og coaching her: KLIK

Publiceret: 18. December 2013 13:33
Leveret af Lokalavisen
¨
Se også:

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de lokale nyheder hver
dag fra Lokalavisen.dk

Annonce
Annonce
ANNONCER
Se flere
Lokalavisen.dk
Seneste
Lokalavisen.dk
Mest læste
Lokalavisen.dk
112